Comment Utiliser BillyBox : Organisez Vos Factures en Quelques Minutes

Étape 1 : connectez votre email

BillyBox fonctionne avec Gmail, Outlook (y compris Hotmail et Live), Zoho et tout fournisseur de messagerie compatible IMAP. Après avoir créé votre compte, suivez l'assistant de configuration pour connecter votre boîte mail. BillyBox détecte automatiquement votre fournisseur de messagerie -- même les domaines Google Workspace et Microsoft 365 -- vous n'avez donc pas à configurer les paramètres IMAP manuellement. Pour Gmail, vous pouvez utiliser OAuth (autorisation en un clic) ou un mot de passe d'application. Pour Outlook, connectez-vous via Microsoft OAuth. Pour les autres fournisseurs, utilisez vos identifiants IMAP.

BillyBox lit uniquement vos emails pour trouver les pièces jointes de factures -- il n'envoie, ne supprime et ne modifie jamais aucun message. Vous pouvez revoquer l'accès à tout moment.

Étape 2 : récupérez vos factures

Une fois connecté, sélectionnez un mois et cliquez sur "Récupérer les factures". BillyBox analyse votre boîte mail à la recherche d'emails provenant d'expéditeurs de factures connus (fournisseurs d'énergie, services SaaS, hébergeurs et plus) et gère trois scénarios automatiquement : il extrait les pièces jointes PDF, XML et images directement ; quand un email contient un lien pour télécharger une facture depuis un portail (comme Stripe, AWS ou FreshBooks), BillyBox suit le lien et télécharge le PDF ; et quand il n'y a pas de pièce jointe ni de lien téléchargeable, il génère un reçu PDF propre à partir du contenu de l'email lui-même -- en extrayant le fournisseur, le montant et la date des emails de confirmation de paiement. Un classificateur IA pré-filtre les résultats, supprimant automatiquement les non-factures comme les PDF marketing, les logos, les étiquettes d'expédition et les mises à jour de conditions générales -- pour que vous ne revisiez que les vraies factures.

Le moteur d'extraction récupère les détails clés de chaque facture : nom du fournisseur, montant, devise et date. Pour les PDF scannés et les images, BillyBox utilise l'OCR basée sur l'IA pour lire le document et extraire les données. Tout est organisé et prêt pour la révision.

Vous pouvez également importer manuellement des factures qui ne sont pas dans votre email -- il suffit de glisser-déposer des fichiers PDF, XML, JPG ou PNG directement dans BillyBox.

Étape 3 : classifiez vos factures

C'est là que BillyBox excelle vraiment. Passez en revue chaque facture et classifiez-la comme Professionnel, Personnelou Ignorer. Sur ordinateur, utilisez les raccourcis clavier (B, P, I) pour parcourir rapidement votre pile. Sur mobile, balayez à droite pour professionnel, à gauche pour personnel, vers le bas pour ignorer. Besoin de classifier plusieurs factures à la fois ? Sélectionnez-en plusieurs et classifiez-les en lot.

BillyBox apprend de vos choix : si vous classifiez une facture de "DigitalOcean" comme professionnelle, il suggérera la même chose pour les futures factures DigitalOcean. Vous pouvez également créer des règles par fournisseur pour la classification automatique. Vous avez fait une erreur ? Annulez avec Ctrl+Z (ou Cmd+Z sur Mac) pour revenir instantanément à votre dernière classification.

Si l'extraction a commis une erreur, vous pouvez modifier le nom du fournisseur, le montant, la devise ou la date directement en ligne -- sans avoir besoin de reimporter. Utilisez la recherche globale pour trouver des factures spécifiques dans tous les mois par fournisseur, expéditeur ou objet.

Étape 4 : exportez pour votre comptable

Une fois vos factures classifiées, rendez-vous sur la page Export et téléchargez un fichier ZIP. À l'intérieur, vous trouverez :

• Un dossier Professionnel avec toutes les factures professionnelles
• Un dossier Personnel avec les factures personnelles
• Un récapitulatif CSV avec fournisseur, montant, devise, date et classification

Remettez le ZIP à votre comptable et c'est terminé. Plus de tableurs, plus de recherches dans les emails.

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Pour commencer

BillyBox propose un plan gratuit (2 mois, 2 connexions email) -- suffisant pour l'essayer et voir s'il convient à votre flux de travail. Le plan Starter (€9.99/mois) débloque des mois illimités et 2 connexions. Le plan Pro (€19.99/mois) prend en charge jusqu'à 10 connexions pour les utilisateurs avancés et les petites équipes.