Comment Utiliser BillyBox : Organisez Vos Factures en Quelques Minutes

Etape 1 : Connectez Votre Email

BillyBox fonctionne avec Gmail, Outlook (y compris Hotmail et Live), Zoho et tout fournisseur de messagerie compatible IMAP. Apres avoir cree votre compte, suivez l'assistant de configuration pour connecter votre boite mail. BillyBox detecte automatiquement votre fournisseur de messagerie -- meme les domaines Google Workspace et Microsoft 365 -- vous n'avez donc pas a configurer les parametres IMAP manuellement. Pour Gmail, vous pouvez utiliser OAuth (autorisation en un clic) ou un mot de passe d'application. Pour Outlook, connectez-vous via Microsoft OAuth. Pour les autres fournisseurs, utilisez vos identifiants IMAP.

BillyBox lit uniquement vos emails pour trouver les pieces jointes de factures -- il n'envoie, ne supprime et ne modifie jamais aucun message. Vous pouvez revoquer l'acces a tout moment.

Etape 2 : Recuperez Vos Factures

Une fois connecte, selectionnez un mois et cliquez sur "Recuperer les factures". BillyBox analyse votre boite mail a la recherche d'emails provenant d'expediteurs de factures connus (fournisseurs d'energie, services SaaS, hebergeurs et plus) et gere trois scenarios automatiquement : il extrait les pieces jointes PDF, XML et images directement ; quand un email contient un lien pour telecharger une facture depuis un portail (comme Stripe, AWS ou FreshBooks), BillyBox suit le lien et telecharge le PDF ; et quand il n'y a pas de piece jointe ni de lien telechargeable, il genere un recu PDF propre a partir du contenu de l'email lui-meme -- en extrayant le fournisseur, le montant et la date des emails de confirmation de paiement. Un classificateur IA pre-filtre les resultats, supprimant automatiquement les non-factures comme les PDF marketing, les logos, les etiquettes d'expedition et les mises a jour de conditions generales -- pour que vous ne revisiez que les vraies factures.

Le moteur d'extraction recupere les details cles de chaque facture : nom du fournisseur, montant, devise et date. Pour les PDF scannes et les images, BillyBox utilise l'OCR basee sur l'IA pour lire le document et extraire les donnees. Tout est organise et pret pour la revision.

Vous pouvez egalement importer manuellement des factures qui ne sont pas dans votre email -- il suffit de glisser-deposer des fichiers PDF, XML, JPG ou PNG directement dans BillyBox.

Etape 3 : Classifiez Vos Factures

C'est la que BillyBox excelle vraiment. Passez en revue chaque facture et classifiez-la comme Professionnel, Personnelou Ignorer. Sur ordinateur, utilisez les raccourcis clavier (B, P, I) pour parcourir rapidement votre pile. Sur mobile, balayez a droite pour professionnel, a gauche pour personnel, vers le bas pour ignorer. Besoin de classifier plusieurs factures a la fois ? Selectionnez-en plusieurs et classifiez-les en lot.

BillyBox apprend de vos choix : si vous classifiez une facture de "DigitalOcean" comme professionnelle, il suggerera la meme chose pour les futures factures DigitalOcean. Vous pouvez egalement creer des regles par fournisseur pour la classification automatique. Vous avez fait une erreur ? Annulez avec Ctrl+Z (ou Cmd+Z sur Mac) pour revenir instantanement a votre derniere classification.

Si l'extraction a commis une erreur, vous pouvez modifier le nom du fournisseur, le montant, la devise ou la date directement en ligne -- sans avoir besoin de reimporter. Utilisez la recherche globale pour trouver des factures specifiques dans tous les mois par fournisseur, expediteur ou objet.

Etape 4 : Exportez pour Votre Comptable

Une fois vos factures classifiees, rendez-vous sur la page Export et telechargez un fichier ZIP. A l'interieur, vous trouverez :

• Un dossier Professionnel avec toutes les factures professionnelles
• Un dossier Personnel avec les factures personnelles
• Un recapitulatif CSV avec fournisseur, montant, devise, date et classification

Remettez le ZIP a votre comptable et c'est termine. Plus de tableurs, plus de recherches dans les emails.

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Pour Commencer

BillyBox propose un plan gratuit (2 mois, 2 connexions email) -- suffisant pour l'essayer et voir s'il convient a votre flux de travail. Le plan Starter (9,99/mois) debloque des mois illimites et 2 connexions. Le plan Pro (29,99/mois) prend en charge jusqu'a 10 connexions pour les utilisateurs avances et les petites equipes.