So funktioniert BillyBox: Rechnungen in wenigen Minuten organisieren
Februar 2026
Als Freelancer, Selbstständiger oder Kleinunternehmer kennst du das monatliche Problem: Du wühlst dich durch dein Postfach, um Rechnungen zu finden, lädst PDFs einzeln herunter und versuchst herauszufinden, welche davon betriebliche Ausgaben sind. BillyBox automatisiert diesen gesamten Prozess, sodass du in Minuten statt Stunden fertig bist.
Schritt 1: E-Mail verbinden
BillyBox funktioniert mit Gmail, Outlook (einschließlich Hotmail und Live), Zoho und jedem E-Mail-Anbieter, der IMAP unterstützt. Nach der Kontoerstellung führt dich der Einrichtungsassistent durch die Verbindung deines Postfachs. BillyBox erkennt deinen E-Mail-Anbieter automatisch — auch Google Workspace- und Microsoft 365-Domains — sodass du IMAP-Einstellungen nicht manuell konfigurieren musst. Für Gmail kannst du OAuth (Ein-Klick-Autorisierung) oder ein App-Passwort verwenden. Für Outlook verbindest du dich über Microsoft OAuth. Für andere Anbieter nutzt du deine IMAP-Zugangsdaten.
BillyBox liest deine E-Mails ausschließlich, um Rechnungsanhänge zu finden — es versendet, löscht oder ändert niemals Nachrichten. Du kannst den Zugriff jederzeit widerrufen.
Schritt 2: Rechnungen abrufen
Nach der Verbindung wählst du einen Monat aus und klickst auf „Rechnungen abrufen". BillyBox durchsucht dein Postfach nach E-Mails von bekannten Rechnungsabsendern (Versorger, SaaS-Anbieter, Hosting-Dienste und mehr) und verarbeitet automatisch drei Szenarien: Es extrahiert PDF-, XML- und Bildanhänge direkt; wenn eine E-Mail einen Link zum Herunterladen einer Rechnung von einem Portal enthält (wie Stripe, AWS oder FreshBooks), folgt BillyBox dem Link und lädt das eigentliche PDF herunter; und wenn kein Anhang oder herunterladbarer Link vorhanden ist, erstellt es eine saubere PDF-Quittung aus dem E-Mail-Inhalt — mit Anbieter, Betrag und Datum aus Zahlungsbestätigungen. Ein KI-Klassifikator filtert die Ergebnisse vor und entfernt automatisch Nicht-Rechnungen wie Marketing-PDFs, Logos, Versandetiketten und AGB-Aktualisierungen — sodass du nur echte Rechnungen überprüfst.
Die Extraktions-Engine zieht die wichtigsten Details aus jeder Rechnung: Anbietername, Betrag, Währung und Datum. Für gescannte PDFs und Bilder nutzt BillyBox KI-gestütztes OCR, um das Dokument zu lesen und Daten zu extrahieren. Alles ist organisiert und bereit zur Überprüfung.
Du kannst auch manuell Rechnungen hochladen, die nicht in deiner E-Mail sind — einfach PDF-, XML-, JPG- oder PNG-Dateien per Drag-and-Drop direkt in BillyBox ziehen.
Schritt 3: Rechnungen klassifizieren
Hier zeigt BillyBox seine wahre Stärke. Überprüfe jede Rechnung und klassifiziere sie als Geschäftlich, Privat oder Ignorieren. Am Desktop nutzt du Tastenkürzel (B, P, I), um deinen Stapel schnell durchzuarbeiten. Auf dem Handy wischst du nach rechts für geschäftlich, nach links für privat, nach unten zum Ignorieren. Musst du mehrere Rechnungen auf einmal klassifizieren? Wähle mehrere aus und klassifiziere sie im Stapel.
BillyBox lernt aus deinen Entscheidungen: Wenn du eine Rechnung von „DigitalOcean" als geschäftlich einordnest, wird es bei zukünftigen DigitalOcean-Rechnungen dasselbe vorschlagen. Du kannst auch Anbieterregeln für die automatische Klassifizierung erstellen. Einen Fehler gemacht? Rückgängig mit Strg+Z (oder Cmd+Z auf dem Mac), um die letzte Klassifizierung sofort zurückzusetzen.
Wenn die Extraktion etwas falsch erkannt hat, kannst du den Anbieternamen, Betrag, die Währung oder das Datum direkt inline bearbeiten — ohne erneut hochladen zu müssen. Nutze die globale Suche, um bestimmte Rechnungen über alle Monate hinweg nach Anbieter, Absender oder Betreff zu finden.
Schritt 4: Export für deinen Steuerberater
Sobald du deine Rechnungen klassifiziert hast, gehst du zur Export-Seite und lädst eine ZIP-Datei herunter. Darin findest du:
- Einen Geschäftlich-Ordner mit allen betrieblichen Rechnungen
- Einen Privat-Ordner mit privaten Rechnungen
- Eine CSV-Zusammenfassung mit Anbieter, Betrag, Währung, Datum und Klassifizierung
Übergib die ZIP-Datei deinem Steuerberater und fertig. Keine Tabellen mehr, kein Durchsuchen von E-Mails mehr.
Verwandte Artikel
Jetzt starten
BillyBox bietet einen kostenlosen Tarif (2 Monate, 2 E-Mail-Verbindungen) — genug, um es auszuprobieren und zu sehen, ob es in deinen Workflow passt. Der Starter-Tarif (9,99 EUR/Monat) schaltet unbegrenzte Monate und 2 Verbindungen frei. Der Pro-Tarif (29,99 EUR/Monat) unterstützt bis zu 10 Verbindungen für Vielnutzer und kleine Teams.