Cum Să Folosești BillyBox: Organizează-ți Facturile în Minute

Pasul 1: conectează-ți emailul

BillyBox funcționează cu Gmail, Outlook (inclusiv Hotmail și Live), Zoho și orice furnizor de email care suportă IMAP. După ce îți creezi contul, parcurge asistentul de configurare pentru a-ți conecta inbox-ul. BillyBox detectează automat furnizorul de email — inclusiv domeniile Google Workspace și Microsoft 365 — astfel încât nu trebuie să configurezi manual setările IMAP. Pentru Gmail, poți folosi OAuth (autorizare cu un singur clic) sau o parolă de aplicație. Pentru Outlook, te conectezi prin Microsoft OAuth. Pentru alți furnizori, folosește credențialele IMAP.

BillyBox citește emailul doar pentru a găsi atașamentele cu facturi — nu trimite, șterge sau modifică niciodată niciun mesaj. Poți revoca accesul oricând.

Pasul 2: preia facturile

Odată conectat, selectează o lună și apasă „Preia Facturile." BillyBox scanează inbox-ul pentru emailuri de la expeditori de facturi cunoscuți (utilități, furnizori SaaS, servicii de hosting și altele) și acoperă automat trei moduri de captare: PDF-uri atașate direct (Railway, Anthropic, GitHub, Resend, eMAG); facturi cu link de descărcare în email — Bolt (de la receipts@bolt.eu / receipts-romania@bolt.eu) trimite un link, nu PDF atașat, iar BillyBox urmărește automat linkul și descarcă factura; și PDF-uri generate din notificări — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange, Vodafone trimit doar text fără atașament, iar BillyBox generează automat un PDF din conținutul emailului. Un clasificator AI pre-filtrează rezultatele, eliminând automat non-facturile precum PDF-urile de marketing, logo-urile, etichetele de livrare și actualizările de termeni și condiții — astfel încât revizuiești doar facturi reale.

Motorul de extracție identifică detalii cheie din fiecare factură: nume furnizor, sumă, monedă și dată. Pentru PDF-urile scanate și imagini, BillyBox folosește OCR prin AI vision pentru a citi documentul și extrage datele. Totul este organizat și gata de revizuire.

Poți și să încarci manual facturi care nu sunt în email — trage și plasează fișiere PDF, XML, JPG sau PNG direct în BillyBox.

Pasul 3: clasifică facturile

Aici BillyBox excelează cu adevărat. Revizuiește fiecare factură și clasific-o ca Business, Personal sau Ignoră. Pe desktop, folosește scurtături de tastatură (B, P, I) pentru a trece rapid prin stivă. Pe mobil, glisează la dreapta pentru business, la stânga pentru personal, în jos pentru ignorare. Trebuie să clasifici mai multe facturi deodată? Selectează-le și clasific-le în bloc.

BillyBox învață din alegerile tale: dacă clasifici o factură de la „DigitalOcean" ca business, va sugera la fel pentru viitoarele facturi DigitalOcean. Poți crea și reguli pentru furnizori, pentru clasificare automată. Ai greșit? Anulează cu Ctrl+Z (sau Cmd+Z pe Mac) pentru a reveni instantaneu la clasificarea anterioară.

Dacă extracția a greșit ceva, poți edita direct numele furnizorului, suma, moneda sau data — fără a reîncărca fișierul. Folosește căutarea globală pentru a găsi facturi specifice în toate lunile, după furnizor, expeditor sau subiect.

Pasul 4: exportă pentru contabil

Odată ce ai clasificat facturile, mergi pe pagina de Export și descarcă un fișier ZIP. Înăuntru vei găsi:

• Un dosar Business cu toate facturile de firmă
• Un dosar Personal cu facturile personale
• Un sumar CSV cu furnizor, sumă, monedă, dată și clasificare

Trimite ZIP-ul contabilului și gata. Fără spreadsheet-uri, fără căutări prin emailuri.

Articole similare

• Organizare Facturi PFA: Cum Scapi de Haosul din Inbox
• Gestiune Facturi pe Telefon: Clasifică 50+ Facturi în Sub 5 Minute
• Cum Extragi Facturile din Gmail: Ghid Complet

Cum începi

BillyBox oferă un plan gratuit (2 luni, 2 conexiuni de email) — suficient pentru a încerca și a vedea dacă se potrivește cu modul tău de lucru. Planul Starter (€9.99/lună) deblochează luni nelimitate și 2 conexiuni. Planul Pro (€19.99/lună) suportă până la 10 conexiuni pentru utilizatorii avansați și echipele mici.