Wie sende ich Belege per Telegram an BillyBox?

Öffnen Sie BillyBox-Einstellungen, generieren einen Einmal-Deep-Link-Token und tippen ihn am Handy an, um @BillyBox_bot in Telegram mit /start zu öffnen. Ab dann landet jedes Foto eines Papierbelegs, jedes PDF und jede Portal-URL, die Sie an den Bot weiterleiten, in Ihrer BillyBox-Prüfwarteschlange. Der Token ist 10 Minuten einmalig gültig, in Redis gespeichert.

Was kann ich an den Bot senden?

Fotos (JPG/PNG) von Papierbelegen, PDFs, XMLs und Anbieter-Portal-URLs. Alles, was Sie aus einer anderen App in Telegram teilen können, können Sie an BillyBox weiterleiten. Der Bot bestätigt schnell (Webhook-Ack-Fast-Pattern), dann verarbeitet ein Celery-Worker das Dokument durch dieselbe Extraktions- + Klassifizierungs- + Bill-Grouping-Pipeline wie Ihre E-Mail-Rechnungen.

Kann ich aus Telegram heraus klassifizieren?

Ja. Der Bot antwortet mit einer Inline-Tastatur — Business / Privat / Ignorieren — und Ihr Tap klassifiziert das Dokument. Die Klassifizierung kaskadiert auf Bill-Group-Geschwister (z. B. Rechnung + Beleg vom selben Anbieter), damit Sie denselben Kauf nicht doppelt klassifizieren.

Gibt es ein Rate-Limit?

Standardmäßig 60 Nachrichten pro Stunde pro Nutzer. Reicht für mehrere Tage gestapelter Belege von einem vollen Reisetag. Dokumente darüber bekommen eine klare Backoff-Meldung.

Belege per Handy an BillyBox senden

Mai 2026

BillyBox verbindet sich mit Ihrer E-Mail und zieht Rechnungen automatisch ein — dieser Workflow deckt den Großteil dessen ab, was ein Freelancer oder ein kleines Unternehmen jeden Monat ausgibt. Aber nicht jeder Beleg kommt per E-Mail. Eine Café-Rechnung, ein Papierbeleg aus dem Baumarkt, ein Hotelbeleg beim Check-out — diese erreichen niemals ein Postfach, das Sie verbinden können.

Der BillyBox-Telegram-Bot ist genau für diese Lücke gebaut. Leiten Sie ein Foto, ein PDF oder einen Portal-Link an den Bot weiter und es landet in derselben Prüfliste wie Ihre E-Mail-Rechnungen, mit derselben Anbieter- und Betragsextraktion.

Warum Telegram nutzen

E-Mail bleibt der Hauptkanal. Etwa 95 % dessen, was die meisten Freelancer und kleinen Unternehmen jeden Monat zahlen — SaaS, Hosting, Werbung, Versorgung — kommt als Anhang oder Zahlungsbestätigungs-E-Mail. Der Telegram-Bot ist für die übrigen 5 %:

Papierbelege von Cafés, Restaurants, Taxis, Hotels
Belege aus Baumarkt und Supermarkt mit handschriftlichen Summen
Lieferantenportale, die einen Link statt eines Anhangs senden
Fotos von Versorgungsrechnungen, die per physischer Post kamen
Jedes Dokument, das ein Kunde oder Lieferant Ihnen auf Telegram oder WhatsApp schickt und das Sie dann weiterleiten

Wenn es einen Anbieter und einen Betrag hat, kann der Bot es extrahieren. Es geht nicht darum, Ihre E-Mail-Verbindung zu ersetzen — es geht darum, die Dokumente einzufangen, die Ihr Postfach nie sieht.

Einmalige Einrichtung

Das Verbinden dauert etwa dreißig Sekunden:

Öffnen Sie BillyBox und gehen Sie zu Einstellungen
Suchen Sie die Karte des Telegram-Bots und klicken Sie auf Telegram verbinden
Auf dem Handy öffnet der Link die Telegram-App und startet einen Chat mit dem Bot. Am Desktop scannen Sie den QR-Code mit Ihrer Handykamera, um denselben Chat zu öffnen.
Tippen Sie im Bot auf Start. Er bindet den Chat an Ihr BillyBox-Konto und antwortet Linked.

Das war's. Der Link ist einmalig und läuft nach 10 Minuten ab, sodass niemand sonst die Verbindung übernehmen kann. Sie können sich jederzeit aus derselben Karte in den Einstellungen trennen — der Bot akzeptiert sofort keine Dokumente mehr aus diesem Chat.

Was Sie senden können

Der Bot akzeptiert dieselben Dokumenttypen, die BillyBox aus E-Mails verarbeitet:

Fotos (JPG, PNG) — knipsen Sie einen Papierbeleg, der Bot liest ihn mit derselben KI-gestützten OCR, die auch für gescannte E-Mail-Anhänge verwendet wird.
PDFs — leiten Sie eine PDF-Rechnung weiter, die Sie im Chat erhalten oder von einem Portal gespeichert haben.
XML-Rechnungen — nützlich für E-Rechnungsformate aus Rechtsgebieten, die diese ausstellen.
URLs von Lieferantenportalen — fügen Sie einen Link zu einem Stripe-Beleg, einer AWS-Rechnungsseite oder einer Hotelbuchungsbestätigung ein. BillyBox folgt dem Link und lädt das tatsächliche Dokument herunter, wo es kann.

Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig weiterleiten — Rechnung plus Beleg für denselben Einkauf, zum Beispiel. BillyBox führt das Paar automatisch unter einer Rechnungsgruppe zusammen, sodass Sie sie gemeinsam prüfen und klassifizieren.

Klassifizieren aus dem Bot

Nachdem der Bot ein Dokument verarbeitet hat, antwortet er mit einer kurzen Zusammenfassung — Anbieter, Betrag, Währung — und drei Inline-Schaltflächen: Geschäftlich, Privat, Ignorieren. Tippen Sie auf eine, und das Dokument wird sofort klassifiziert, wobei die Entscheidung an die Geschwisterdokumente in derselben Rechnungsgruppe weitergegeben wird.

Sie müssen nicht im Chat klassifizieren. Wenn Sie lieber am Monatsende alles stapelweise am Desktop klassifizieren möchten, überspringen Sie einfach die Schaltflächen — das Dokument bleibt in BillyBox in der Warteschlange und erscheint in Ihrer monatlichen Prüfung zusammen mit dem Rest.

Und die E-Mail?

Ihre E-Mail-Verbindung erledigt nach wie vor die Hauptarbeit. Der automatische Abruf läuft jeden Abend und holt jede Rechnung aus jedem verbundenen Postfach, wie bisher. Telegram ist additiv: Es füllt die Lücken, die E-Mail nicht erreichen kann, und gibt Ihnen eine Möglichkeit, einen Beleg in dem Moment einzufangen, in dem Sie ihn erhalten, statt zu versuchen, sich Wochen später daran zu erinnern.

Wenn ein Anbieter Ihnen sowohl eine E-Mail-Rechnung schickt als auch Sie ein Foto vom Papierbeleg machen, führt die Rechnungs-Gruppierung beides unter einem Datensatz zusammen, damit Sie keine Duplikate sehen.