Extracție facturi din email: cum extragi automat toate facturile din Gmail și Outlook
Actualizat iulie 2026 · Ghid complet pentru PFA, freelanceri și SRL-uri
Pe scurt: conectezi Gmail, Outlook, Zoho sau orice IMAP la BillyBox, alegi luna, iar sistemul găsește automat facturile — PDF-uri atașate, linkuri de portal, notificări de plată fără atașament, imagini scanate — și extrage furnizorul, suma, valuta și data. Clasifici Business / Personal / Ignorat cu o tastă și exporți un ZIP + CSV pentru contabil.
Dacă ești freelancer sau ai un PFA, știi cum e: facturile ajung în email de la zeci de furnizori diferiți — Stripe, AWS, Google Cloud, Hetzner, Bolt, Vodafone. Unele vin ca PDF atașat, altele ca link către un portal, altele doar ca notificare de plată în corpul emailului. Când vine momentul să trimiți totul la contabil, începe căutarea manuală.
Extracția automată a facturilor din email elimină această corvoadă complet. Conectezi emailul, sistemul scanează toate mesajele, detectează facturile și extrage datele (furnizor, sumă, dată, valută) — fără să descarci manual niciun PDF.
Ce înseamnă extracție facturi din email?
Extracția facturilor din email este procesul prin care un software se conectează la contul tău de email (Gmail, Outlook, Zoho sau orice server IMAP), scanează mesajele primite și identifică automat documentele financiare: facturi, chitanțe, confirmări de plată.
Pe lângă detectarea simplă a PDF-urilor atașate, o soluție completă de extracție trebuie să:
- Descarce facturi cu link în email — Bolt, de exemplu, trimite un link de descărcare în loc de PDF atașat. Un tool complet urmărește automat linkul și descarcă factura
- Genereze PDF din emailuri fără atașament — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange, Vodafone trimit doar text. Sistemul generează un PDF din conținutul emailului
- Citească imagini scanate — chitanțe fotografiate sau scanate (JPG, PNG) prin OCR
- Detecteze atașamente ascunse — fișiere MIME pe care clientul de email nu le afișează
- Extragă date structurate — furnizor, sumă, dată, valută, număr factură
De ce nu funcționează căutarea manuală
Majoritatea oamenilor caută manual prin email: filtre, operatori de căutare, deschis fiecare mesaj. Problema e că pierzi facturi sistematic:
- Facturile care vin ca link (nu ca atașament) — nu apar în căutarea de atașamente
- Notificările de plată fără PDF — Stripe, Runpod trimit doar text în email
- Chitanțele scanate ca imagine — Gmail nu indexează textul din imagini
- Emailuri cu subject generic — "Your receipt" se pierde printre sute de mesaje
Într-un test direct cu Gennai, pe același inbox Gmail, BillyBox a găsit 80 de documente de la 34 de furnizori, iar Gennai (care se bazează în principal pe atașamente PDF) a găsit 5. Acel raport exact e specific acelui inbox — vezi testul complet, cu capturi de ecran.
Vezi fiecare factură ascunsă în inbox
Conectează-ți emailul și BillyBox colectează, sortează și exportă facturile în câteva minute. Fără card.
Începe gratuitCum funcționează extracția automată cu BillyBox
1. Conectezi emailul
Gmail, Outlook/Hotmail/Live (OAuth), Zoho sau orice server IMAP. Acces doar de citire — BillyBox nu trimite, nu șterge și nu modifică niciun email.
2. Alegi luna
Selectezi luna pe care vrei să o procesezi. BillyBox scanează toate emailurile din acea lună.
3. Extracția automată
Sistemul detectează facturile, descarcă PDF-uri de pe portaluri, generează PDF-uri din notificări email, citește imagini cu OCR — și extrage toate datele: furnizor, sumă, dată, valută.
4. Clasifici rapid
Pe desktop apesi B (Business), P (Personal) sau I (Ignorat). Pe mobil, glisezi. 80 de facturi clasificate în sub 5 minute.
5. Exportezi pentru contabil
Un click — ZIP organizat cu foldere separate per clasificare plus un centralizator CSV cu toate datele extrase.
Ce tipuri de facturi detectează BillyBox
| Tip document | Exemplu | BillyBox | Instrumente clasice |
|---|---|---|---|
| PDF atașat | AWS, Hetzner, Google | Da | Da |
| XML e-factură | Furnizori RO cu e-Factura | Da | Rar |
| Link către portal | Bolt, DigitalOcean | Da — descarcă automat | Nu |
| Notificare plată (fără atașament) | Stripe, Runpod | Da — generează PDF | Nu |
| Imagine scanată | Chitanțe fotografiate | Da — OCR cu AI | Nu |
| Atașament MIME ascuns | PDF-uri pe care clientul de email nu le arată | Da | Nu |
Facturi nelimitate, fără credite
Majoritatea instrumentelor de extracție facturi funcționează pe bază de credite: plătești per factură procesată. La 80 de facturi pe lună, costurile cresc rapid.
BillyBox nu are credite și nu taxează per factură. Planul gratuit oferă 2 luni complete. Planurile plătite deblochează toate lunile — cu facturi nelimitate. Cele 80 de documente găsite într-o singură lună nu au costat nimic în plus.
Securitate și confidențialitate
- Acces doar de citire la email — nu trimitem și nu ștergem nimic
- Credențiale criptate AES-256
- Hosting în UE (Railway EU, conform GDPR)
- Poți revoca accesul oricând
80 de facturi găsite. Același inbox. O singură lună.
Încearcă BillyBox gratuit și vezi câte facturi găsește în emailul tău.
Întrebări frecvente
Cum extrag automat facturile din email?
Conectează-ți contul de email (Gmail, Outlook, Zoho sau orice IMAP) la o aplicație de extragere facturi precum BillyBox. Aplicația scanează automat mesajele, detectează facturile (atașamente PDF/XML, linkuri de portaluri, sau text în corpul email-ului), extrage datele cheie (furnizor, sumă, dată, valută) și organizează totul într-o singură listă. Conectezi o singură dată, restul se întâmplă automat.
Ce providere de email sunt suportate?
BillyBox suportă Gmail (Google OAuth), Outlook / Hotmail / Live (Microsoft OAuth), Zoho Mail (IMAP cu app password) și orice provider de email care suportă IMAP cu parolă de aplicație (Yahoo, ProtonMail Bridge, domenii personalizate). Poți conecta mai multe conturi simultan (până la 10 pe planul Pro).
Este sigur să dau acces la emailul meu?
Da. BillyBox folosește acces doar-citire (read-only) prin OAuth sau IMAP — poate citi emailurile, dar nu poate trimite, șterge sau modifica nimic. Datele sunt criptate cu AES-256, stocate pe servere UE (GDPR compliant), și poți revoca accesul oricând cu un click.
Cum se compară BillyBox cu alte soluții (Profluo, Oblio, SmartBill, Power Automate)?
Profluo și soluțiile DIY (Power Automate, Google Apps Script) extrag datele din facturi cu OCR și AI, dar nu fac diferența între cheltuieli business și personale — care pentru un PFA român care lucrează cu SaaS străin este critică pentru deductibilitate. Oblio și SmartBill sunt sisteme de facturare (emiți facturi proprii) și pot prelua facturi primite, dar fluxul lor e gândit pentru firmă, nu pentru operatorul individual. BillyBox e construit special pentru PFA / SRL micro / freelancer care primește facturi din SaaS străin (Stripe, AWS, Google Cloud, Bolt etc.) și are nevoie să separe business de personal înainte de a trimite contabilului.
Funcționează cu e-Factura / SPV ANAF?
BillyBox NU se conectează direct la SPV ANAF (asta e treaba sistemelor de facturare ca SmartBill sau Oblio pentru facturile emise în România). BillyBox e complementar — gestionează facturile primite din SaaS străin (Google Ads, AWS, Stripe, Vodafone international etc.) care nu trec prin SPV. Pentru fluxul complet ai nevoie de SmartBill/Oblio pentru emitere + SPV + BillyBox pentru SaaS străin primit.
Cât costă extracția facturilor din email?
Planul gratuit oferă 2 luni. Planurile plătite încep de la €9.99/lună cu facturi nelimitate — fără credite sau taxe per document.
Pot extrage facturi din mai multe conturi de email?
Da. Planul Starter suportă 2 conexiuni, iar planul Pro suportă 10 conexiuni email simultane.
BillyBox detectează și chitanțe scanate sau scrise de mână?
Da. BillyBox folosește OCR cu AI pentru a citi chitanțe fotografiate sau scanate (JPG, PNG), inclusiv cele scrise de mână.