BillyBox is an invoice management tool that connects to your email (Gmail, Outlook, Zoho, or any IMAP provider), automatically extracts invoice attachments, and lets you classify them as business, personal, or ignored. Export an organized ZIP for your accountant in minutes.

Yes. BillyBox uses read-only access — we never send, delete, or modify your emails. Credentials are encrypted with AES-256, data is hosted in EU data centers (GDPR compliant), and you can revoke access with one click.

How does the invoice classification work?

After BillyBox fetches invoices from your email, you classify each one as business, personal, or ignore using keyboard shortcuts (B/P/I) on desktop or swipe gestures on mobile. It takes about 3 minutes instead of 30.

What email providers are supported?

BillyBox works with Gmail (Google OAuth), Outlook/Hotmail/Live (Microsoft OAuth), Zoho Mail (IMAP), and any email provider that supports IMAP with an app password (Yahoo, ProtonMail Bridge, custom domains, and more). You can connect multiple accounts at once.

Is there a free plan?

Yes! The free plan lets you fetch invoices from 2 calendar months with 2 email connections. No credit card required. Upgrade to Starter or Pro for unlimited months and more connections.

How is BillyBox different from accounting software?

BillyBox handles the step before accounting — collecting and organizing invoices from email. It does not replace QuickBooks, Xero, or Wave. Export your organized invoices and feed them into whatever accounting tool you use.

Can I send receipts from my phone?

Yes. Connect Telegram once in Settings, then forward photos, PDFs, or vendor portal links to the BillyBox bot. They land in the same review queue as your email invoices and follow the same classification flow. This complements your email connection — email still does the heavy lifting; Telegram is for the in-person receipts your inbox never sees.

What can I send to the BillyBox bot?

Photos (JPG/PNG) of paper receipts, PDF or XML invoices, and links to vendor portals (Stripe, AWS, hotel booking confirmations). The bot reads the document, returns the vendor and amount, and gives you Business / Personal / Ignore buttons right in the chat.

Can I add receipts or PDFs directly from the BillyBox app?

Yes — and you don't need to install anything. Open billybox.app in your phone's browser (it's a PWA, you can Add to Home Screen for an app-like icon) and tap the camera button in the review screen. It opens the rear camera so you can snap a paper receipt, or you can pick a PDF from your phone storage instead. The document goes through the same extraction and classification pipeline as your email invoices. Works alongside email and Telegram — pick whichever channel fits the document you have in hand.

Ce facturi nu intră în SPV ANAF?

Toate facturile primite de la furnizori străini care nu au sediu sau înregistrare TVA în România: Google Ads, Meta Ads, AWS, Stripe, OpenAI, Anthropic, Cloudflare, Hetzner, Vodafone international etc. SPV gestionează doar facturile B2B emise în România de către furnizori înregistrați RO. Facturile externe trebuie colectate separat.

Cum colectez aceste facturi externe?

Aici intervine BillyBox: conectezi Gmail/Outlook/IMAP, sistemul scanează automat toate emailurile primite și extrage facturile externe — atașamente PDF, linkuri portal, notificări text. Le clasifici Business / Personal și exporți un ZIP pentru contabil. Pentru bonurile pe hârtie (transport, parcare, masă) folosești botul Telegram sau butonul de cameră mobil.

Ce risc dacă pierd facturi care nu sunt în SPV?

Pentru fiecare factură externă nedeductibilă pierzi impozit pe profit pe acea sumă. Pentru un PFA cu 80 de facturi externe lunar de la SaaS, asta înseamnă mii de RON pe an deduceri ratate. Plus problema ANAF dacă cere documentație completă la control.

Trebuie să declar facturile externe?

Da, dar prin alte declarații (D300, D390 pentru taxare inversă, D700 pentru anumite servicii) — nu prin SPV. Contabilul tău aplică TVA taxare inversă pe facturile UE și gestionează declarațiile. BillyBox îți dă materia primă curată: factura extrasă, sumele și valuta corecte, exportul ZIP — restul ține de contabil.

Facturi care nu sunt în SPV: ce trebuie să faci (ghid 2026)

Actualizat Aprilie 2026 · Pentru PFA, SRL și contabili

De când e-Factura a devenit obligatorie pentru B2B (2024) și pentru B2C (2025), mulți antreprenori cred că "toate facturile sunt în SPV". Nu e adevărat. Google Ads, AWS, Stripe, Meta Ads, Bolt, Hetzner — toate emit facturile lor în afara sistemului românesc. Rămân responsabilitatea ta.

Ce acoperă SPV-ul și ce nu

SPV (Sistemul Privat Virtual al ANAF) + e-Factura RO acoperă:

Facturile emise de furnizori români către firme românești (B2B)
Facturile emise de furnizori români către consumatori (B2C, din 2025)
Facturile către instituții publice (B2G)

Ce rămâne în afara SPV-ului și trebuie colectat separat din email sau de pe portaluri:

Facturi de la furnizori externi (non-UE sau intra-UE) — Google Ads (Irlanda), AWS (SUA/Luxemburg), Meta Ads (Irlanda), Stripe, Hetzner, OVH, Shopify, Canva, Adobe, Microsoft, Notion, Slack, Zoom, GitHub
Chitanțe și bonuri fiscale — combustibil, parcare, taxi, Uber, Bolt, restaurant, cazare (în unele cazuri)
Facturi de la persoane fizice autorizate care nu sunt înregistrate în scop de TVAși care aleg să nu folosească e-Factura
Documente asimilate facturilor — contracte cu plăți periodice, facturi pro forma, avize, chitanțe pentru servicii prestate de persoane fizice

Notă: legislația se schimbă frecvent. Verifică cu contabilul tău ce categorie de documente trebuie înregistrată în evidența ta și care e procedura pentru fiecare tip de furnizor.

De ce "nu e în SPV" nu înseamnă "nu contează"

Deși nu trec prin SPV, facturile astea sunt în continuare obligatoriipentru evidența contabilă și pentru deducerile fiscale. Dacă nu le ai, pierzi:

Deducerea TVA-ului pentru facturile cu taxare inversă intra-UE (dacă nu le înregistrezi la timp, pierzi dreptul de deducere)
Cheltuieli deductibile la impozit pe profit sau pe venit (orice factură nededucă înseamnă bani pierduți)
Conformitatea la un control ANAF — poți fi solicitat să prezinți orice factură din ultimii 5-10 ani, chiar și cele care nu erau în SPV
Coerența evidenței contabile — lipsa facturilor externe face imposibilă reconcilierea bancară corectă

Amenzi și riscuri pentru lipsa înregistrării

Controlul ANAF verifică atât facturile emise cât și cele primite. Pentru facturile care ar fi trebuit înregistrate în evidența contabilă și nu sunt, consecințele pot include:

Amenzi contravenționale pentru neținerea corectă a evidenței contabile, conform Legii contabilității 82/1991 și legislației conexe
Respingerea deducerii TVA pentru facturile neînregistrate la timp (în special pentru achizițiile intra-UE cu taxare inversă)
Refacerea evidențelor pe o perioadă anterioară, cu costuri suplimentare la contabil
Penalități de întârziere pentru obligații fiscale recalculate

Cuantumul exact al amenzilor se schimbă periodic prin ordonanțe de urgență. Sursa oficială e portalul ANAF (www.anaf.ro) și Monitorul Oficial. Pentru situația ta specifică, întreabă contabilul.

Unde se ascund facturile care nu sunt în SPV

Aproape toate ajung prin email. Patru categorii tipice:

Servicii cloud și SaaS internaționale

Dacă ai o firmă cu componentă tehnică sau de marketing, ai probabil conturi la Google Workspace, AWS, DigitalOcean, Hetzner, Cloudflare, Stripe, Notion, Slack, Zoom, GitHub, Figma, Canva, Adobe, Microsoft 365. Toate trimit facturile lunar pe email, cele mai multe ca PDF atașat, unele doar ca link către un portal.

Publicitate online

Google Ads, Meta Ads (Facebook/Instagram), LinkedIn Ads, TikTok Ads, X Ads — toate emit facturi din entități din afara României (Irlanda, SUA, Singapore). Intră sub regimul de taxare inversă pentru achiziții intra-UE sau pentru import de servicii non-UE.

Transport, combustibil, livrări

Bolt, Uber, curse cu taxi fiscal, Bolt Food, Glovo, Tazz, Wolt, combustibil de la benzinării (când aleg să emită factura electronic), livrări DHL/FedEx/UPS cu taxe vamale. Majoritatea trimit confirmarea pe email; unele au portal separat.

Furnizori interni care nu folosesc e-Factura

Nu orice firmă românească este înregistrată în e-Factura (în special PFA-uri fără TVA, asociații, profesii liberale). Aceștia îți trimit factura direct pe email.

Cum le colectezi fără să ratezi nimic

Ai două variante. Prima e manuală: deschizi Gmail/Outlook, cauți "invoice", "factura", "receipt", deschizi fiecare email, descarci PDF-ul, redenumești, organizezi pe foldere, trimiți la contabil. 30-60 de minute pe lună, plus riscul de a rata notificările de plată fără atașament (Stripe) și facturile ascunse în portaluri (Bolt, DigitalOcean).

A doua e automată, cu un tool dedicat. BillyBox se conectează la Gmail, Outlook, Zoho sau orice server IMAP și descarcă automat:

PDF-uri atașate direct — Railway, Anthropic, GitHub, eMAG
Facturi cu link în email — Bolt trimite un link de descărcare, nu un PDF atașat. BillyBox urmărește automat linkul și descarcă factura
PDF-uri generate din notificări — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange, Vodafone trimit doar text. BillyBox generează automat un PDF din email
Chitanțe scanate — bonuri fiscale fotografiate, citite cu OCR
Date extrase automat — furnizor, sumă, valută, dată, număr factură

Rezultatul: un ZIP organizat + un centralizator CSV, gata de trimis la contabil.

Nu mai pierde facturi externe din email.

Încearcă BillyBox gratuit — 2 luni gratuit, fără card, facturi nelimitate.

Întrebări frecvente

Facturile externe (intra-UE) trebuie urcate în e-Factura?

Facturile primite de la furnizori din alte state UE nu se urcă în e-Factura RO. Ele se înregistrează în contabilitate cu regim de taxare inversă (reverse charge) pentru TVA. Dar trebuie să le ai fizic în evidență, chiar dacă nu intră în SPV.

Pot să arunc emailurile după ce trec luna?

Nu. Legea contabilității impune păstrarea documentelor justificative între 5 și 10 ani, în funcție de tipul de document. Facturile trebuie arhivate în format digital sau tipărit, accesibil în caz de control.

Cum știu sigur care facturi mi-au venit și care lipsesc?

Compari luna curentă cu luna precedentă. Dacă ai Google Ads activ lună de lună, trebuie să existe o factură în fiecare lună. BillyBox îți arată toți furnizorii detectați într-o listă, așa că vezi rapid când lipsește cineva.

Ce trimit exact contabilului pentru facturile din afara SPV?

Fiecare contabil are propriul flux preferat. Cel mai utilizat e un ZIP cu PDF-uri organizate pe luni + un centralizator Excel/CSV cu datele extrase (furnizor, sumă, valută, dată). BillyBox exportă exact acest format.

Dacă am doar câteva facturi externe pe lună, merită un tool dedicat?

Pentru 3-5 facturi pe lună, metoda manuală funcționează. Peste 10-15 facturi lunar (tipic pentru o firmă cu infrastructură cloud sau cu bugete de publicitate online), un tool dedicat își recuperează costul în prima lună prin timpul economisit și prin deducerile prinse la timp.