BillyBox is an invoice management tool that connects to your email (Gmail, Outlook, Zoho, or any IMAP provider), automatically extracts invoice attachments, and lets you classify them as business, personal, or ignored. Export an organized ZIP for your accountant in minutes.

Yes. BillyBox uses read-only access — we never send, delete, or modify your emails. Credentials are encrypted with AES-256, data is hosted in EU data centers (GDPR compliant), and you can revoke access with one click.

How does the invoice classification work?

After BillyBox fetches invoices from your email, you classify each one as business, personal, or ignore using keyboard shortcuts (B/P/I) on desktop or swipe gestures on mobile. It takes about 3 minutes instead of 30.

What email providers are supported?

BillyBox works with Gmail (Google OAuth), Outlook/Hotmail/Live (Microsoft OAuth), Zoho Mail (IMAP), and any email provider that supports IMAP with an app password (Yahoo, ProtonMail Bridge, custom domains, and more). You can connect multiple accounts at once.

Is there a free plan?

Yes! The free plan lets you fetch invoices from 2 calendar months with 2 email connections. No credit card required. Upgrade to Starter or Pro for unlimited months and more connections.

How is BillyBox different from accounting software?

BillyBox handles the step before accounting — collecting and organizing invoices from email. It does not replace QuickBooks, Xero, or Wave. Export your organized invoices and feed them into whatever accounting tool you use.

Can I send receipts from my phone?

Yes. Connect Telegram once in Settings, then forward photos, PDFs, or vendor portal links to the BillyBox bot. They land in the same review queue as your email invoices and follow the same classification flow. This complements your email connection — email still does the heavy lifting; Telegram is for the in-person receipts your inbox never sees.

What can I send to the BillyBox bot?

Photos (JPG/PNG) of paper receipts, PDF or XML invoices, and links to vendor portals (Stripe, AWS, hotel booking confirmations). The bot reads the document, returns the vendor and amount, and gives you Business / Personal / Ignore buttons right in the chat.

Can I add receipts or PDFs directly from the BillyBox app?

Yes — and you don't need to install anything. Open billybox.app in your phone's browser (it's a PWA, you can Add to Home Screen for an app-like icon) and tap the camera button in the review screen. It opens the rear camera so you can snap a paper receipt, or you can pick a PDF from your phone storage instead. The document goes through the same extraction and classification pipeline as your email invoices. Works alongside email and Telegram — pick whichever channel fits the document you have in hand.

Ce trebuie să trimit contabilului lunar pentru facturile din afara SPV?

Pachetul standard: toate facturile externe primite în email (atașament PDF original sau PDF generat de BillyBox pentru notificările text), un CSV centralizator cu sume, valute, date și furnizori, plus separare clară între Business (deductibil) și Personal (arhivat). BillyBox exportă exact acest pachet ca ZIP cu un click.

Care e termenul lunar?

Depinde de regimul fiscal (PFA real sistem, PFA forfetar, SRL micro etc.). Termenul comun pentru documentele lunare către contabil e prima jumătate a lunii următoare. Pentru declarații D300/D390 (TVA, taxare inversă UE) termenele oficiale ANAF sunt 25 ale lunii următoare.

Ce face contabilul cu ZIP-ul de la BillyBox?

Importă datele din CSV în softul contabil (ex: SAGA, ContaPlus, SmartBill), atașează PDF-urile la înregistrările contabile și aplică regimul TVA corect — taxare inversă pentru furnizori UE (folosind vendor_country și vendor_vat_number din CSV), fără TVA pentru non-UE etc. Contabilul are tot ce-i trebuie.

Cum mă asigur că nu uit nimic?

Folosește auto-fetch (activat implicit) ca BillyBox să scaneze inbox-ul automat la 20:00 în fiecare zi. La sfârșitul lunii deschizi BillyBox, clasifici noile facturi (5-15 minute) și exporți ZIP-ul. Bill grouping îți garantează că dacă vine atât factura cât și chitanța pentru aceeași cumpărătură, nu le tratezi ca documente separate accidental.

Ce trimiti contabilului lunar: checklist complet pentru facturile din afara SPV (2026)

Aprilie 2026 · Pentru PFA, SRL și contabili

Contabilul tău poate descărca singur facturile din SPV (e-Factura RO). Furnizorii români B2B sunt acolo, în format structurat, cu XML și tot. Dar facturile de la Google Ads, AWS, Stripe, Meta Ads, Bolt, Hetzner, Cloudflare, Apple, GitHub — astea nu sunt în SPV. Sunt responsabilitatea ta. Dacă nu le colectezi și nu le trimiți, contabilul nu le înregistrează, iar tu pierzi deduceri sau riști penalități.

Ce poate descărca contabilul singur

Facturile emise prin e-Factura RO de furnizori români — adică tranzacțiile B2B interne. Contabilul le vede în SPV, le descarcă și le înregistrează. Pentru astea nu trebuie să faci nimic.

Tot ce e în afara acestui sistem — furnizori externi, facturi din alte țări UE, facturi din afara UE, chitanțe de la Bolt, facturi SaaS internaționale — rămâne treaba ta.

Ce NU prinde SPV-ul

Lista completă a furnizorilor externi tipici pentru un PFA sau SRL din tech, marketing sau freelancing:

Furnizor	Categorie	Regim fiscal
Google Ads	Publicitate	Intra-UE (Irlanda)
Meta Ads	Publicitate	Intra-UE (Irlanda)
AWS	Cloud	Intra-UE (Luxemburg) / Extra-UE (SUA)
Stripe	Plăți	Intra-UE (Irlanda)
Hetzner	Cloud	Intra-UE (Germania)
Cloudflare	Cloud/CDN	Extra-UE (SUA)
OpenAI	AI/SaaS	Extra-UE (SUA)
Railway	Cloud	Extra-UE (SUA)
GitHub	Dev tools	Extra-UE (SUA)
OVH	Hosting	Intra-UE (Franța)
Apple	Apps/Servicii	Intra-UE (Irlanda)
Bolt	Transport	Intra-UE (Estonia)
Orange / Vodafone	Telecom	Intern (nu e-Factura automat)

Facturile intra-UE necesită tratament de taxare inversă (reverse charge), D300 (decont TVA lunar) și D390 (declarație recapitulativă trimestrială). Facturile extra-UE au regim de import servicii. Chiar și dacă nu ești plătitor de TVA, achizițiile intra-comunitare pot necesita cod de TVA și Declarația 095/D700.

Checklist-ul lunar

Procedura concretă, pas cu pas, în fiecare lună:

Verifică lista furnizorilor activi — compară cu luna precedentă. Dacă ai Google Ads, AWS și Stripe în fiecare lună, trebuie să existe câte o factură de la fiecare. Dacă lipsește, fie nu s-a generat, fie nu ai primit-o.
Colectează facturile din email — automat cu BillyBox sau manual (caută "invoice", "factura", "receipt" în Gmail/Outlook).
Descarcă de pe portaluri — Google Ads și Stripe fees necesită descărcare manuală din panoul de administrare (nu trimit întotdeauna PDF pe email).
Clasifică business vs personal — pentru fiecare factură, marchează dacă e cheltuială de firmă sau personală.
Exportă ZIP + CSV — organizat pe luni, cu foldere separate Business/Personal.
Trimite la contabil — înainte de termenul declarațiilor. D300 se depune până pe 25 ale lunii următoare.

Ce format preferă contabilii

Majoritatea contabililor vor unul din două lucruri: fie PDF-urile pe email (neorganizat, dar familiar), fie un ZIP structurat. Varianta optimă:

ZIP cu foldere Business/ și Personal/ — contabilul deschide Business/, ignoră restul
CSV centralizator — furnizor, sumă, valută, dată, număr factură, clasificare. Importabil direct în Saga, SmartBill sau WinMentor

Dacă contabilul insistă pe email individual cu fiecare factură atașată, trimite-i CSV-ul separat. O dată ce vede că datele sunt extrase corect, se va adapta.

Termene de reținut

D300 (Decont TVA) — lunar, până pe 25 ale lunii următoare. Include obligatoriu facturile externe cu taxare inversă.
D390 (Declarație recapitulativă) — trimestrial (sau lunar dacă depășești pragul). Raportează achizițiile intra-comunitare.
Arhivare — 5 ani de la 1 iulie al anului următor emiterii (Legea contabilității 82/1991). Inclusiv facturile externe.
Traduceri autorizate — la control ANAF, documentele în limbi străine pot necesita traducere autorizată în română. Facturile în engleză sunt acceptate de majoritatea inspectorilor, dar legislativ nu e garantat.

Cum automatizezi cu BillyBox

BillyBox se conectează la email și colectează automat facturile prin trei mecanisme:

PDF-uri atașate direct — Railway, Anthropic, GitHub, Resend, eMAG
Link-uri din email, descărcate automat — Bolt trimite un link, BillyBox urmărește linkul și descarcă factura
PDF-uri generate din emailuri fără atașament — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange, Vodafone

După colectare, clasifici fiecare factură ca Business, Personal sau Ignored (tastatură B/P/I pe desktop, swipe pe mobil). La export, primești ZIP-ul cu foldere separate și CSV-ul cu toate datele extrase. 60-90 de minute de muncă manuală devin 5.

Checklist-ul lunar, automatizat.

Încearcă BillyBox gratuit — 2 luni gratuit, fără card, facturi nelimitate.

Întrebări frecvente

Contabilul meu nu vrea ZIP, vrea emailuri separate. Ce fac?

Trimite-i ZIP-ul o dată, cu CSV-ul inclus. Majoritatea contabililor adoptă formatul imediat ce văd că datele sunt corecte și organizate. Alternativ, poți exporta doar folderul Business/ și trimite PDF-urile individual — dar pierzi avantajul centralizatorului.

Pot exporta doar facturile business, fără cele personale?

Da. Exportul separă automat în foldere Business/ și Personal/. Trimiți contabilului doar folderul Business/ — cel Personal/ rămâne pentru evidența ta.

Cât timp trebuie să păstrez facturile?

Minim 5 ani de la 1 iulie al anului următor emiterii, conform Legii contabilității 82/1991. În practică, mulți contabili recomandă 10 ani pentru a acoperi orice perioadă de prescripție.

Ce fac cu facturile Google Ads care nu vin pe email?

Google Ads trimite notificări pe email, dar PDF-ul efectiv trebuie descărcat din panoul de administrare (Billing > Documents). Poți configura Google Ads să trimită factura ca atașament — mergi la Settings > Billing > Payment accounts și activează "Email PDF invoices".