BillyBox is an invoice management tool that connects to your email (Gmail, Outlook, Zoho, or any IMAP provider), automatically extracts invoice attachments, and lets you classify them as business, personal, or ignored. Export an organized ZIP for your accountant in minutes.

Yes. BillyBox uses read-only access — we never send, delete, or modify your emails. Credentials are encrypted with AES-256, data is hosted in EU data centers (GDPR compliant), and you can revoke access with one click.

How does the invoice classification work?

After BillyBox fetches invoices from your email, you classify each one as business, personal, or ignore using keyboard shortcuts (B/P/I) on desktop or swipe gestures on mobile. It takes about 3 minutes instead of 30.

What email providers are supported?

BillyBox works with Gmail (Google OAuth), Outlook/Hotmail/Live (Microsoft OAuth), Zoho Mail (IMAP), and any email provider that supports IMAP with an app password (Yahoo, ProtonMail Bridge, custom domains, and more). You can connect multiple accounts at once.

Is there a free plan?

Yes! The free plan lets you fetch invoices from 2 calendar months with 2 email connections. No credit card required. Upgrade to Starter or Pro for unlimited months and more connections.

How is BillyBox different from accounting software?

BillyBox handles the step before accounting — collecting and organizing invoices from email. It does not replace QuickBooks, Xero, or Wave. Export your organized invoices and feed them into whatever accounting tool you use.

Can I send receipts from my phone?

Yes. Connect Telegram once in Settings, then forward photos, PDFs, or vendor portal links to the BillyBox bot. They land in the same review queue as your email invoices and follow the same classification flow. This complements your email connection — email still does the heavy lifting; Telegram is for the in-person receipts your inbox never sees.

What can I send to the BillyBox bot?

Photos (JPG/PNG) of paper receipts, PDF or XML invoices, and links to vendor portals (Stripe, AWS, hotel booking confirmations). The bot reads the document, returns the vendor and amount, and gives you Business / Personal / Ignore buttons right in the chat.

Can I add receipts or PDFs directly from the BillyBox app?

Yes — and you don't need to install anything. Open billybox.app in your phone's browser (it's a PWA, you can Add to Home Screen for an app-like icon) and tap the camera button in the review screen. It opens the rear camera so you can snap a paper receipt, or you can pick a PDF from your phone storage instead. The document goes through the same extraction and classification pipeline as your email invoices. Works alongside email and Telegram — pick whichever channel fits the document you have in hand.

Ce furnizori SaaS externi suportă BillyBox?

Toți furnizorii care trimit facturi prin email — fără listă specifică. Pipeline-ul AI BillyBox e generic, deci prinde Railway, Anthropic, AWS, Stripe, OpenAI, Google Cloud, Cloudflare, OVH, Hetzner, Vercel, Netlify, DigitalOcean, Linode, Twilio, Mailgun, SendGrid și sute de alți furnizori SaaS — atât cei cu PDF atașat, cât și cei cu link portal sau notificare text.

Cum gestionează BillyBox diferențele de format între furnizori?

Nu există patterns hardcodate per furnizor pentru extracție (50+ patterns era o claim învechită — extracția e AI-first acum). vendor_registry.py și invoice_domains.py sunt folosite doar pentru semnale și normalizare de nume (Stripe Inc vs Stripe), nu pentru extracția datelor. Extracția propriu-zisă vine din LLM pe textul PDF-ului sau pe vision pe imagine.

Ce e cu țările furnizorilor pentru contabilitate?

BillyBox extrage vendor_country (ex: US, IE, EE, GB, NL) și vendor_vat_number (când există) ca să ajute contabilul să decidă regimul TVA — taxare inversă pentru UE, fără TVA pentru non-UE etc. Asta apare în CSV-ul centralizator din ZIP-ul de export.

Suportă XML e-invoice de la furnizori SaaS UE?

Da. BillyBox parsează XML e-invoice (UBL, CII) când vine atașat la email — mai ales relevant pentru furnizori italieni (FatturaPA) sau alți furnizori UE care emit XML. Nu emitem XML, dar îl citim.

Facturi SaaS externe: Railway, Anthropic, AWS, Stripe și alți furnizori internaționali (ghid 2026)

Actualizat Aprilie 2026 · Pentru PFA, SRL și contabili

Dacă ai un SRL sau PFA cu componentă tech, plătești lunar servicii cloud, hosting, AI, procesare plăți sau publicitate online. Fiecare furnizor emite facturi prin entități din Irlanda, Luxemburg, SUA sau Germania — în afara e-Factura RO și în afara SPV-ului. Sunt responsabilitatea ta să le colectezi, să le înregistrezi cu regimul fiscal corect și să le trimiți la contabil.

Furnizor cu furnizor: cine trimite ce și cum

Fiecare furnizor SaaS livrează factura altfel. Unii trimit PDF atașat, alții doar un link, alții doar o notificare text, iar câțiva nu trimit nimic pe email — trebuie să intri pe portal. Tabelul de mai jos reflectă comportamentul real verificat pe facturi din producție:

Furnizor	Entitate	Țară	Sender email	Format
Railway	Railway Corporation	SUA	`invoice+statements+acct_...@stripe.com`	PDF atașat
Anthropic	Anthropic, PBC	SUA	`invoice+statements@mail.anthropic.com`	PDF atașat
AWS	Amazon Web Services EMEA SARL	Luxemburg	Email + portal	PDF portal + email
Stripe	Stripe Payments Europe Ltd	Irlanda	—	Doar dashboard
Google Ads	Google Ireland Ltd	Irlanda	—	Doar portal
Google Workspace	Google Ireland Ltd	Irlanda	Email PDF (1st of month)	PDF atașat + Admin Console
Meta Ads	Meta Platforms Ireland Ltd	Irlanda	Email (dacă activezi din Billing Settings)	PDF email (opțional)
GitHub	GitHub, Inc.	SUA	`noreply@github.com`	PDF atașat
Hetzner	Hetzner Online GmbH	Germania	Email PDF (opt-in) + portal	PDF email/portal
Cloudflare	Cloudflare Inc	SUA	`noreply@notify.cloudflare.com`	Doar text (fără PDF)
OVH	OVHcloud	Franța	`support@ovh.ca`	Notificare + portal
OpenAI	OpenAI	SUA	`noreply@tm.openai.com`	Doar text (fără PDF)
Resend	Resend	SUA	`invoice+statements@invoicing.resend.com`	PDF atașat
Apple	Apple	SUA/Irlanda	`no_reply@email.apple.com`	Doar text (fără PDF)

Fiecare livrează altfel — și asta e problema

Din tabelul de mai sus se vede clar: nu există un standard. Trei categorii distincte de livrare:

PDF atașat direct pe email — Railway, Anthropic, GitHub, Resend, Google Workspace. Cel mai simplu caz: deschizi emailul, descarci PDF-ul
Email fără PDF, doar text sau notificare — Cloudflare, OVH, OpenAI, Apple. Emailul confirmă plata, dar PDF-ul trebuie descărcat de pe portal sau generat din conținutul emailului
Doar portal, fără email — Google Ads, Stripe. Nu primești nimic pe email. Dacă nu intri pe portal lunar, pierzi factura

Meta Ads e un caz special: trimite email doar dacă activezi opțiunea din Billing Settings. Implicit, factura e doar pe portal.

TVA și taxare inversă: ce trebuie să știi

Toate facturile de mai sus sunt de la furnizori din UE (Irlanda, Luxemburg, Germania, Franța) sau din afara UE (SUA). Regimul fiscal:

Furnizori intra-UE (Google Ireland, Stripe Ireland, Meta Ireland, Hetzner, AWS EMEA Luxemburg, OVH) — taxare inversă. TVA-ul se autolichidează. Raportezi în D300 și D390
Furnizori non-UE (Railway, Anthropic, GitHub, OpenAI, Cloudflare, Resend, Apple) — import de servicii, TVA se autolichidează. Raportezi în D300
Cod TVA intra-comunitar obligatoriu — dacă nu ești înregistrat în scop de TVA, trebuie să obții codul prin Declarația 095 pentru a raporta corect achizițiile intra-UE

Un caz real documentat: ANAF a amendat un PFA care folosea Google Ads și Meta Ads fără cod TVA intra-comunitar, pentru neînregistrarea corectă a achizițiilor intra-comunitare de servicii. Declarația 095 e gratuită și se depune online.

Cum automatizezi colectarea cu BillyBox

BillyBox acoperă cele trei moduri de livrare cu trei mecanisme distincte:

PDF-uri atașate direct — Railway, Anthropic, GitHub, Resend, eMAG. BillyBox descarcă atașamentul automat
Link-uri din email, descărcate automat — unii furnizori trimit un link în loc de atașament. BillyBox urmărește linkul și descarcă factura
PDF-uri generate din emailuri fără atașament — Cloudflare, OVH, OpenAI, Apple. BillyBox generează un PDF din conținutul emailului pentru a avea documentul în format standard

După descărcare, BillyBox extrage automat suma, valuta, data, numărul facturii și numele furnizorului. Le clasifici ca business sau personal cu un swipe, apoi exporti un ZIP organizat + CSV centralizator pentru contabil.

Colectează automat facturile de la toți furnizorii SaaS.

Încearcă BillyBox gratuit — 2 luni gratuit, fără card, facturi nelimitate.

Întrebări frecvente

Google Ads nu trimite facturi pe email?

Nu. Google Ads generează facturile exclusiv în portalul Google Ads, secțiunea Billing > Documents. Nu există opțiune de trimitere pe email. Trebuie să intri lunar pe portal și să descarci manual PDF-ul. Aceeași entitate (Google Ireland Ltd) trimite însă facturile Google Workspace pe email ca PDF atașat.

Stripe trimite facturi pentru comisioanele de procesare?

Nu pe email. Facturile Stripe pentru comisioane sunt disponibile doar în Stripe Dashboard > Billing. Nu există trimitere automată pe email. Pentru plățile clienților tăi procesate prin Stripe, facturile sunt ale tale (le emiți tu), nu ale Stripe.

Trebuie să am cod TVA intra-comunitar pentru Google și Meta?

Da. Dacă ești plătitor de TVA sau dacă depășești plafonul, trebuie să obții codul prin Declarația 095. Chiar dacă ești neplătitor de TVA, achizițiile intra-UE de servicii de la Google Ireland și Meta Ireland trebuie raportate. Există cazuri documentate de amenzi ANAF pentru neconformitate.

Ce fac cu facturile de la furnizori care nu trimit pe email (Google Ads, Stripe)?

Le descarci manual de pe portal lunar și le trimiți la contabil. BillyBox nu poate accesa portaluri protejate cu login — acoperă doar ce ajunge în email. Pentru restul, setează un reminder lunar.