BillyBox is an invoice management tool that connects to your email (Gmail, Outlook, Zoho, or any IMAP provider), automatically extracts invoice attachments, and lets you classify them as business, personal, or ignored. Export an organized ZIP for your accountant in minutes.

Yes. BillyBox uses read-only access — we never send, delete, or modify your emails. Credentials are encrypted with AES-256, data is hosted in EU data centers (GDPR compliant), and you can revoke access with one click.

How does the invoice classification work?

After BillyBox fetches invoices from your email, you classify each one as business, personal, or ignore using keyboard shortcuts (B/P/I) on desktop or swipe gestures on mobile. It takes about 3 minutes instead of 30.

What email providers are supported?

BillyBox works with Gmail (Google OAuth), Outlook/Hotmail/Live (Microsoft OAuth), Zoho Mail (IMAP), and any email provider that supports IMAP with an app password (Yahoo, ProtonMail Bridge, custom domains, and more). You can connect multiple accounts at once.

Is there a free plan?

Yes! The free plan lets you fetch invoices from 2 calendar months with 2 email connections. No credit card required. Upgrade to Starter or Pro for unlimited months and more connections.

How is BillyBox different from accounting software?

BillyBox handles the step before accounting — collecting and organizing invoices from email. It does not replace QuickBooks, Xero, or Wave. Export your organized invoices and feed them into whatever accounting tool you use.

Can I send receipts from my phone?

Yes. Connect Telegram once in Settings, then forward photos, PDFs, or vendor portal links to the BillyBox bot. They land in the same review queue as your email invoices and follow the same classification flow. This complements your email connection — email still does the heavy lifting; Telegram is for the in-person receipts your inbox never sees.

What can I send to the BillyBox bot?

Photos (JPG/PNG) of paper receipts, PDF or XML invoices, and links to vendor portals (Stripe, AWS, hotel booking confirmations). The bot reads the document, returns the vendor and amount, and gives you Business / Personal / Ignore buttons right in the chat.

Can I add receipts or PDFs directly from the BillyBox app?

Yes — and you don't need to install anything. Open billybox.app in your phone's browser (it's a PWA, you can Add to Home Screen for an app-like icon) and tap the camera button in the review screen. It opens the rear camera so you can snap a paper receipt, or you can pick a PDF from your phone storage instead. The document goes through the same extraction and classification pipeline as your email invoices. Works alongside email and Telegram — pick whichever channel fits the document you have in hand.

Cum colectez facturile Bolt din email?

Activează Work Profile în aplicația Bolt cu emailul de business — Bolt va trimite chitanțe către acel email pentru fiecare cursă business. Conectezi acel inbox la BillyBox. Pentru fiecare chitanță Bolt, BillyBox urmărește linkul de descărcare (Bolt trimite link, nu PDF atașat), descarcă PDF-ul direct de pe portalul Bolt și extrage datele.

Și pentru șoferii Bolt PFA?

Pentru șoferii PFA, comisionul Bolt e factură de la Bolt Operations OÜ (Estonia) — taxare inversă D300/D390. BillyBox extrage vendor_country=EE și vendor_vat_number ca să faciliteze taxarea inversă. Plus rapoartele lunare ale șoferilor, care sunt și ele extrase automat dacă vin în email.

Bolt Food funcționează la fel?

Da. Bolt Food trimite chitanțe similare prin email pentru curieri. BillyBox le detectează la fel — link, descărcare automată, extracție. Singura diferență e categoria de cheltuială/venit pe partea contabilă, care e gestionată de contabil pe baza datelor extrase.

Pot folosi BillyBox pentru un mix de călătorii business și personale?

Da — exact pentru asta e wedge-ul Business / Personal. Activezi Work Profile Bolt pe emailul de business pentru călătorii business, iar emailul personal primește restul. Conectezi ambele la BillyBox (Pro permite până la 10 conexiuni) și fiecare chitanță e clasificată separat. Cursa de duminică la mall nu intră accidental în deducerile contabile.

Facturi Bolt din email: ghid complet pentru pasageri business, șoferi și flote (2026)

Actualizat Aprilie 2026 · Pentru PFA, SRL, șoferi și contabili

Bolt operează în România la trei niveluri distincte — pasageri, șoferi/flote și Bolt Food (curieri + restaurante). Fiecare nivel generează documente diferite, trimise pe canale diferite, cu obligații fiscale diferite. Dacă folosești Bolt în scop business sau ești șofer PFA/SRL, trebuie să știi exact ce documente primești, de unde și ce trebuie să ajungă la contabil.

Pasageri business: Work Profile și chitanțe din email

Bolt trimite chitanțe automate la fiecare cursă de la adresa receipts@bolt.eu (curse auto) sau receipts-romania@bolt.eu (trotinete). Emailul conține un link de descărcare — nu un PDF atașat direct. Dacă nu descarci linkul, nu ai factura.

Pentru utilizare business, Bolt oferă Work Profile prin business.bolt.eu. Activezi profilul business, selectezi "Business" înainte de fiecare cursă, iar Bolt generează facturi consolidate lunar pe firma ta. Problema: dacă uiți să comuți pe profilul business, cursa rămâne pe contul personal și nu mai poți muta factura.

Limită importantă: Bolt păstrează istoricul facturilor doar din mai 2022 încolo. Orice cursă anterioară nu mai poate fi recuperată din aplicație sau din email.

Entitatea juridică de pe facturile pasagerilor variază — Bolt Operations OÜ (Estonia) pentru comisioane, Bolt Services RO S.R.L. (CUI 37246510) pentru servicii locale. Verifică fiecare factură individual.

Șoferi și flote: comisioane, taxare inversă și retenție la sursă

Dacă ești șofer Bolt cu PFA sau SRL, primești lunar o factură de comision de la Bolt Operations OÜ (Estonia). Factura apare pe fleet.bolt.eu în primele 3 zile ale lunii, ca PDF descărcabil. Nu vine pe email automat — trebuie să intri pe portal.

Obligații fiscale specifice:

Cod TVA intra-comunitar — trebuie obținut prin Declarația 700 (D700). Fără el, nu poți aplica regimul de taxare inversă
Taxare inversă (reverse charge) — comisionul Bolt e serviciu intra-UE, TVA-ul se autolichidează în România. Trebuie raportat în D300 și D390
Retenție la sursă 2% — conform convenției de evitare a dublei impuneri România-Estonia. Se aplică pe comisionul brut

Un raport Romania Insider din august 2025 a identificat peste 100.000 de șoferi Uber și Bolt în România care nu declarau corect veniturile. ANAF monitorizează activ acest sector.

Bolt Food: curieri și restaurante

Curierii Bolt Food au aceeași structură fiscală ca șoferii — PFA sau SRL, comision intra-UE, taxare inversă, D700. Diferența: plățile sunt săptămânale, nu lunare. Factura de comision vine tot de la Bolt Operations OÜ.

Restaurantele partenere primesc facturi săptămânale prin Merchant Portal. Suma reflectă comisionul Bolt din fiecare comandă. Și aceste facturi trebuie înregistrate cu taxare inversă dacă entitatea emitentă e din Estonia.

Cum prinde BillyBox facturile Bolt automat

Bolt trimite chitanțele pe email ca link de descărcare, nu ca PDF atașat. Majoritatea instrumentelor de extracție nu le prind — văd emailul, dar nu urmăresc linkul. BillyBox funcționează diferit:

Detectare automată a linkurilor de facturi — BillyBox recunoaște emailurile de la receipts@bolt.eu șireceipts-romania@bolt.eu, urmărește linkul din email și descarcă PDF-ul
Clasificare business/personal — dacă ai atât curse personale cât și de firmă, BillyBox le pune pe toate în review și tu le clasifici cu un swipe (dreapta = business, stânga = personal)
Extracție automată — sumă, valută, dată, număr document, furnizor (Bolt Operations OÜ sau Bolt Services RO) — extrase direct din PDF

BillyBox are trei moduri de captură care acoperă toți furnizorii, nu doar Bolt:

PDF-uri atașate direct — Railway, Anthropic, GitHub, eMAG
Link-uri din email, descărcate automat — Bolt, DigitalOcean
PDF-uri generate din emailuri fără atașament — Cloudflare, OVH, OpenAI, Orange

Nu mai pierde chitanțe Bolt din email.

Încearcă BillyBox gratuit — 2 luni gratuit, fără card, facturi nelimitate.

Întrebări frecvente

Bolt trimite facturi pe email sau trebuie să le descarc manual?

Bolt trimite un email la fiecare cursă, dar emailul conține un link de descărcare, nu un PDF atașat. Dacă nu accesezi linkul, nu ai documentul. BillyBox urmărește automat linkul și descarcă PDF-ul.

Ce fac dacă am uitat să selectez profilul business la o cursă?

Cursa rămâne pe contul personal și nu o poți muta retroactiv pe profil business. Singura opțiune e să păstrezi chitanța și să o înregistrezi manual la contabil cu mențiunea că e cheltuială de firmă. Discută cu contabilul tău dacă acceptă acest flux.

Sunt șofer PFA — ce declarații trebuie să depun pentru comisionul Bolt?

Ai nevoie de cod TVA intra-comunitar (D700/095), apoi raportezi comisionul în D300 (decontul de TVA) și D390 (declarația recapitulativă) cu taxare inversă. Retenția la sursă de 2% se aplică conform convenției România-Estonia.

Pot recupera facturi Bolt mai vechi de 2022?

Nu. Bolt păstrează istoricul doar din mai 2022 încolo. Facturile anterioare nu mai sunt disponibile nici în aplicație, nici pe email. Dacă ai emailurile vechi, BillyBox poate extrage din ele — dar dacă le-ai șters, documentele sunt pierdute.